La Dirección de Auditoría Interna entró en funcionamiento en el año 2022 como una iniciativa de la Universidad de Medellín para fortalecer el aseguramiento y mejorar el desempeño de los procesos institucionales. Esta Dirección tiene por objetivo desarrollar actividades de aseguramiento y consulta con criterios de independencia y objetividad, agregar valor y apoyar el mejoramiento de las actividades para el logro del Proyecto Educativo Institucional y el Plan de Desarrollo Estratégico, brindando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar el diseño y efectividad del control interno y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgo y gobierno corporativo de la Universidad de Medellín.
Los informes generados desde esta Dirección se configuran en el principal producto de los trabajos de aseguramiento y consulta ejecutados. Dichos informes, contienen oportunidades de mejora que describen las principales debilidades en las actividades que se ejecutan en un proceso o dependencia y requieren de la atención y corrección a través de la formulación e implementación de planes de mejoramiento por parte de los responsables de procesos. Por lo anterior, un plan de mejoramiento puede entenderse como una secuencia detallada de pasos o actividades que se deben realizar con el propósito de lograr uno o más objetivos para alcanzar mejoras significativas en un proceso o dependencia. Con la implementación de los planes de mejoramiento, se busca cerrar brechas de control en las actividades que componen un proceso, así como implementar controles que permitan tener un mayor aseguramiento y mitigar los diferentes riesgos identificados.
En este orden de ideas, un plan de mejoramiento es necesario que reúna las siguientes características:
- Integridad: El plan debe enumerar todas las actividades indicando responsables, fechas, plazos, recursos, comunicación, etc.
- Claridad: Debe indicarse con precisión quien debe ejecutar alguna acción, para que debe ejecutarla y para cuando se requiere el resultado.
- Actualidad: El plan debe reflejar las circunstancias o el estado actual del tema para el cual fue concebido
- Complejidad: El plan de acción debe, en la medida de lo posible, anticipar los riesgos y contingencias derivados de su ejecución.
- Ser informado: El plan debe ser conocido por los terceros interesados y los miembros del equipo que lo deben ejecutar.
Adicionalmente, para efectos de seguimiento y control, los planes de mejoramiento deben contar con mecanismos para asignar prioridades a las tareas y permitir una medición del grado de ejecución. En caso de presentarse alteraciones o distorsiones en fechas de vencimiento, se debe conservar trazabilidad y autorizaciones de cambio.
CORAL
Para soportar toda la gestión de planes de mejoramiento y cumplir con las necesidades planteadas, La Universidad de Medellín adquirió un aplicativo denominado CORAL, que permitirá soportar la actividad de auditoría interna y gestionar planes de mejoramiento, incorporando las siguientes mejoras:
Mejoras que se buscan implementar con CORAL
- Alimentar el módulo de acciones de mejoramiento con las oportunidades de mejora documentadas en los informes de auditoría interna de forma automática.
- Asignación de responsables a cada acción de mejora de acuerdo con el directorio activo de la institución.
- Control de vencimientos y etapas de la implementación de cada acción de mejora.
- Alertas y notificaciones para vencimientos de acciones de mejora.
- Modificación del responsable de implementación de las acciones de mejoramiento, después de visto bueno de auditoría.
- Asignación de acciones de mejora a un auditor, diferente al asociado en el informe.
- Cargue masivo de acciones de acciones de mejoramiento derivadas de orígenes diferentes de auditoría interna.
- Reporte de estatus de planes de acción actualizado y en tiempo real.
- Aprobaciones de algunas etapas en la gestión de planes de mejoramiento por parte de auditoría interna.
